Política de Tratamiento de Datos Personales

POLÍTICA GENERAL DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

Resolución Número 003 del 23 de agosto de 2017

“Por medio de la cual se establecen las políticas de tratamiento de información y protección de datos personales en el Instituto Centro de Sistemas S.A.S”

La Dirección Ejecutiva del Instituto Centro de Sistemas S.A.S

En uso de sus facultades,

CONSIDERANDO

• Que mediante la Ley 1581 de 2012 se expidió el régimen general de protección de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
• Que el Decreto 1377 de 2013 exige a los responsables del Tratamiento de datos personales desarrollar una política para su Tratamiento.
• Que se hace necesario, de acuerdo con la legislación vigente, fijar la política de Tratamiento de datos personales del Instituto Centro de Sistemas S.A.S.
• Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

Adoptar para el Instituto Centro de Sistemas S.A.S las siguientes políticas de tratamiento de información y protección de datos personales:

ARTÍCULO PRIMERO: IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. INSTITUTO CENTRO DE SISTEMAS S.A.S, en adelante LA INSTITUCIÓN, es un establecimiento de formación para el trabajo y desarrollo humano del Estado Colombiano, de carácter privado, con licencia de funcionamiento No. 001786 del 11 de septiembre de 2002, con número de identificación tributaria Nit.802.015.210-5, domiciliada en la ciudad de Barranquilla (Atlántico), con sedes ubicadas en la Carrera 44 No. 72 – 205 (Sede Principal) y Calle 72 No.41C – 64 (Sede Cosmos).  Línea telefónica (57-5) 3185090 y correo institucional para tratamiento de datos: protecciondatos@scv.edu.co

ARTÍCULO SEGUNDO: MARCO LEGAL.  Las políticas de tratamiento de información y protección de datos personales fueron establecidas cumpliendo la normativa vigente en la materia:

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
• Sentencias C-1011 de 2008 y C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.

ARTÍCULO TERCERO: APLICACIÓN.  Las políticas de tratamiento de información y protección de datos será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de LA INSTITUCIÓN o cualquier otro producto propiedad de la institución, cuyo Titular sea una persona natural.

ARTÍCULO CUARTO: DEFINICIONES.  Las siguientes son las definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 que permitirán comprender el presente documento:

a) AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

e) RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

f) TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

g) TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ARTÍCULO QUINTO: PRINCIPIOS RECTORES.  LA INSTITUCIÓN aplicará de manera armónica e integral los principios indicados a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, Tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

a) PRINCIPIO DE LEGALIDAD. En la recolección, manejo, uso, Tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el Tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

b) PRINCIPIO FINALIDAD. La recolección, manejo, uso, Tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales a los que tenga acceso LA INSTITUCIÓN estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual será informada al respectivo Titular de los datos personales.

c) PRINCIPIO LIBERTAD. La recolección, manejo, uso, Tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales solo será ejercido con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.

d) PRINCIPIO VERACIDAD. La información sujeta a uso, captura, recolección y Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) PRINCIPIO TRANSPARENCIA. En el uso, captura, recolección y Tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener LA INSTITUCIÓN, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o Titularidad.

f) PRINCIPIO SEGURIDAD. Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a Tratamiento por LA INSTITUCIÓN, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

g) PRINCIPIO CONFIDENCIALIDAD. Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

ARTÍCULO SEXTO: DATOS SENSIBLES.  De acuerdo a la Ley 1581 del 2012, artículo 5, y el Decreto 1074 de 2015, capítulo 25, artículo 2.2.2.25.1.3, se entiende por datos sensibles los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así́ como datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.

Por definición común, los datos biométricos son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población. Aquellos sistemas informáticos en los que se mide algún dato biométrico, como parte del proceso de identificación y/o autentificación de un sujeto, son conocidos como sistemas de seguridad biométrica o simplemente sistemas biométricos. Ejemplos de datos biométricos son: huellas dactilares, geometría de la mano, análisis del iris, análisis de retina, venas del dorso de la mano, rasgos faciales, patrón de voz, firma manuscrita, dinámica de tecleo, cadencia del paso al caminar, análisis gestual, análisis del ADN.

 

LA INSTITUCIÓN podrá hacer uso de tales datos cuando:a) El Titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Para el Tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular.

ARTÍCULO SÉPTIMO: DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES.  LA INSTITUCIÓN respetará los datos personales de niños y adolescentes y le dará el Tratamiento indicado en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, para lo cual, solicitará autorización al padre/madre, representante o tutor del menor para establecer contacto con éstos y utilizar su información, para los fines legítimos del giro ordinario de las actividades académicas, comerciales y educativas de LA INSTITUCIÓN, siempre que se respete el interés superior de los menores y se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los mismos.

El padre/madre, representante o tutor del menor de edad, tendrá la posibilidad de solicitar a LA INSTITUCIÓN la eliminación de la información del menor contenida en la base de datos de LA INSTITUCIÓN, procedimiento que podrá solicitarlo mediante el envío de un correo electrónico dirigido a protecciondedatos@cesde.edu.co

ARTÍCULO OCTAVO: DERECHOS DE LOS TITULARES.a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA INSTITUCIÓN en su condición de responsable del Tratamiento. Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.b) Solicitar prueba, previa solicitud, de la autorización otorgada a LA INSTITUCIÓN para el Tratamiento de datos, salvo los casos en que no es necesaria la autorización conforme a lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.c) Ser informado por LA INSTITUCIÓN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por las infracciones a lo dispuesto en la Ley 1582 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.e) Revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Conforme al Decreto 1074 de 2015, en su artículo 2.2.2.25.4.1, estos derechos podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

(i)              Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA INSTITUCIÓN;

(ii)             Por los causahabientes del Titular, quienes deberá acreditar tal calidad;(iii)            Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y,(iv)            Por otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

 

ARTÍCULO NOVENO: AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.  Sin perjuicio de las excepciones previstas por la ley, LA INSTITUCIÓN requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para el Tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

               Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

               Datos de naturaleza pública.

               Casos de urgencia médica o sanitaria.

               Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

               Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

La autorización del Titular de la información, deberá contar en un documento escrito físico o electrónico, según el formato y procedimiento establecido por LA INSTITUCIÓN, el cual será puesto a disposición del Titular en las siguientes instancias:a) Los estudiantes de primer ingreso deben emitir su autorización en el momento de realizar su matrícula en LA INSTITUCIÓN.b) Los empleados deberán emitir su autorización en el momento de suscribir su contrato de trabajo con LA INSTITUCIÓN.c) Los contratistas o proveedores que presten por primera vez sus servicios a LA INSTITUCIÓN, deberán emitir su autorización en el momento de celebrar el acuerdo comercial.d) Los padres de familia de los menores atendidos en el servicio de guardería Little Genius deberán emitir su autorización en el momento de acceder al servicio.e) Los estudiantes aptos para prácticas deberán emitir su autorización en el momento de tramitar requisitos para su remisión a las empresas convenidas.f) Los egresados deberán emitir su autorización en el momento de realizar su trámite de paz y salvo para certificación.

 

ARTÍCULO DÉCIMO: PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS POR PARTE DE LOS TITULARES O SUS CAUSAHABIENTES.  En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los Titulares de datos que reposen en las bases de datos de LA INSTITUCIÓN, podrán presentar solicitudes para la consulta de sus datos en cualquier momento a través del Responsable y los Encargados del Tratamiento de la información.

 

Los Titulares o los legitimados que requieran consultar sus datos deberán hacer su solicitud enviando un correo electrónico a protecciondatos@scv.edu.co o mediante carta formal radicada en Secretaría General de LA INSTITUCIÓN, indicando claramente los datos que desea consultar y los datos de contacto a los cuales deberá́ ser dirigida esta respuesta de consulta.

El Responsable o Encargado del Tratamiento suministrará al Titular toda la información requerida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.  Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS POR PARTE DE LOS TITULARES O SUS CAUSAHABIENTES.  El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de LA INSTITUCIÓN debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o de sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo ante la oficina de Calidad el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:a) El reclamo del Titular o la persona legitimada se formulará mediante solicitud dirigida a LA INSTITUCIÓN con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.b) Una vez recibido el reclamo completo, este se incluirá en la base de datos con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

c) El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA INSTITUCIÓN.

 

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el Tratamiento de datos personales, cuando ésta haya sido solicitada mediante el envío de correos electrónicos, entregada en formato físico o por cualquier otro medio que pueda servir de consulta posterior.c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.f) Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del Titular.g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.k) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.n) Usar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.o) Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el Tratamiento de sus datos.

 

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: DEBERES DEL ENCARGADO DE TRATAMIENTO. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados por laf) Garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad vigente y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula por la ley.h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES.  LA INSTITUCIÓN realizará el Tratamiento y protección de los datos personales de los Titulares con la finalidad de darle cumplimiento a la ley vigente, facilitando el desarrollo de su operación educativa y comercial, para lo cual, hará uso de los datos personales, entre otras, para el envío de información relacionada con:a) Oferta Académica.b) Programas de Educación Continua (Seminarios de actualización, diplomaturas, cursos libres, entre otros)c) Eventos institucionales (deportivos, culturales, recreativos, entre otros.)d) Promociones o descuentos relacionados con nuestros servicios educativos.e) Planes de fidelización.f) Oportunidades de empleo.g) Establecer contacto con exalumnos y egresados.h) Divulgación noticias sobre LA INSTITUCIÓN.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: USO Y ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:  De conformidad con la finalidad del tratamiento de datos personales, LA INSTITUCIÓN almacenará la información, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: ÁREAS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS.  La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales y atención de consultas y reclamos en LA INSTITUCIÓN estará a cargo de:

a) El área de Admisiones, Servicio Educativo y Bienestar Institucional serán los responsables del tratamiento de la información de estudiantes durante su etapa de formación académica.

b) El área de Enlace Empresarial, Salud y Otras Áreas, serán los responsables del tratamiento de la información de los estudiantes durante su etapa de prácticas.

c) El área de Gestión Humana será el responsable del tratamiento de la información laboral de los funcionarios de LA INSTITUCIÓN.

d) El área de Compras será el responsable del tratamiento de la información de proveedores.

e) El área de Bienestar será el responsable del tratamiento de la información de menores atendidos en el servicio de guardería.

f) El área de Bienestar será el responsable del tratamiento de la información de El área de Bienestar será el responsable del tratamiento de la información de exalumnos por el programa de permanencia y reintegro.

h) El área de Secretaría General será el responsable de la custodia y la seguridad de los documentos físicos y digitales que están reunidos en el Archivo Central.

i) El área de Nuevas Tecnologías será el responsable de la custodia y la seguridad de la información que se encuentre en los servidores que operan los sistemas de información institucionales.

Los permisos para acceder a la documentación física y digital y la información electrónica, serán otorgados por Dirección Ejecutiva.

Las demás bases de datos que existan o que sean creadas con posterioridad a la expedición de la presente resolución, sólo podrán ser creadas y administradas con la autorización y bajo los lineamientos de Dirección Ejecutiva.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: VIGENCIA.  La presente política se hace pública para los Titulares y el público en general el día 23 del mes de Junio del año 2017.